NOTICE OF PRIVACY PRACTICES
THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION.
PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.
Effective Date: February 1, 2026
Who Will Follow This Notice This Notice describes the privacy practices of the following entities (collectively, “Harbor Health Enterprise”):
- The Harbor Health Medical Group
- Harbor Health Insurance Company
- The Harbor Health Team, Inc.
- Harbor Health Services, Inc.
- Their affiliates, and any related health care providers or business associates that use or disclose Protected Health Information (PHI) under this Notice.
Our Pledge Regarding Medical Information
We understand that medical information about you and your health is personal. We are committed to protecting medical information about you. This Notice applies to all of the records of your care generated or received by Harbor Health Enterprise, whether made by Harbor Health Enterprise personnel or your personal doctor. Your records are our physical property; the information in it, however, belongs to you. We are required by law to:- Make sure that medical information that identifies you is kept private;
- Give you this Notice of our legal duties and privacy practices with respect to medical information about you; and
- Follow the terms of the Notice that is currently in effect.
- How We May Use and Disclose Medical Information About You
The following categories describe the different ways that we use and disclose medical information. For each category of uses or disclosures, we will explain what we mean and give some examples. Not every use or disclosure in a category will be listed. However, all of the ways we are permitted to use and disclose information will fall within one of these categories.
For Treatment
We may use medical information about you to provide you with health care treatment or services. We may disclose medical information about you to doctors, nurses, technicians, medical students, or other Harbor Health personnel who are involved in taking care of you. For example, your physician may need to know if you have diabetes in order to prescribe the correct medication.
Certain substance use disorder records may be subject to additional federal confidentiality protections under 42 CFR Part 2, which may limit our ability to use or disclose such records for treatment, payment, or health care operations without your written consent.
Special Privacy Protections for Substance Use Disorder Records Some medical records related to substance use disorder diagnosis, treatment, or referral for treatment may be subject to additional federal confidentiality protections under 42 C.F.R. Part 2 (“Part 2”). Part 2 provides more stringent privacy protections than the Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) for certain substance use disorder records. As a result, these records generally may not be used or disclosed for treatment, payment, or health care operations, or for other purposes that HIPAA might otherwise permit, unless you provide written consent or another Part 2-specific exception applies.
Part 2 also places special restrictions on disclosures for legal proceedings, law enforcement purposes, and other circumstances. In many cases, your written consent or a court order meeting specific federal requirements is required before such records may be disclosed. If you have questions about how these special protections apply to your information, you may contact our Privacy Officer using the contact information listed in this Notice.
For Payment
We may use and disclose medical information about you so that the treatment and services you receive at Harbor Health may be billed to, and payment may be collected from you, an insurance company, or a third party. For example, we may need to give your health plan information about surgery you received so your health plan will pay us or reimburse you for the surgery.
For Health Care Operations
We may use and disclose medical information about you for health care operations. These uses and disclosures are necessary to run Harbor Health and make sure that all of our patients receive quality care. For example, we may use medical information to review our treatment and services and to evaluate the performance of our staff in caring for you.
Appointment Reminders
We may use and disclose medical information to contact you as a reminder that you have an appointment for treatment or medical care at Harbor Health.
Treatment Alternatives and Health-Related Benefits and Services
We may use and disclose medical information to tell you about or recommend possible treatment options, alternatives, or health-related benefits and services that may be of interest to you.
Research
Under certain circumstances, we may use and disclose medical information about you for research purposes. For example, a research project may involve comparing the health and recovery of all patients who received one medication to those who received another for the same condition.
As Required By Law
We will disclose medical information about you when required to do so by federal, state, or local law.
To Avert a Serious Threat to Health or Safety
We may use and disclose medical information about you when necessary to prevent a serious threat to your health and safety or the health and safety of another individual or the public.
Business Associates
There are some services provided in our organization through contracts with business associates. Examples include certain billing, transcription, and consulting services. When these services are contracted, we may disclose your health information to our business associate so that they can perform the job we have asked them to do. To protect your health information, however, we require the business associate to appropriately safeguard your information.
Public Health Risks
We may disclose medical information about you for public health activities, such as preventing or controlling disease, injury, or disability; reporting abuse, neglect, or domestic violence; or reporting to the Food and Drug Administration problems with FDA-regulated products.
Health Oversight Activities
We may disclose medical information to a health oversight agency for activities authorized by law, such as audits, investigations, inspections, and licensure.
Legal Proceedings
We may disclose medical information about you in response to a court or administrative order, or in response to a subpoena, discovery request, or other lawful process. Certain substance use disorder records may be subject to additional federal confidentiality protections under 42 C.F.R. Part 2. Disclosures of such records for legal proceedings may require your written consent or a court order that meets specific federal requirements.
Law Enforcement
We may release medical information if asked to do so by a law enforcement official for certain law enforcement purposes. Certain substance use disorder records are subject to additional federal confidentiality protections under 42 C.F.R. Part 2 and generally may not be disclosed for law enforcement purposes without your written consent or another Part 2-permitted basis for disclosure.
Coroners, Medical Examiners, and Funeral Directors
We may release medical information to a coroner or medical examiner to identify a deceased person or determine the cause of death. We may also release medical information to funeral directors as necessary to carry out their duties.
Organ or Tissue Donation
We may release medical information to organizations that handle organ procurement or organ, eye, or tissue transplantation or to an organ donation bank, as necessary to facilitate organ or tissue donation and transplantation.
Military and Veterans If you are a member of the armed forces, we may release medical information about you as required by military command authorities.
Workers’ Compensation We may release medical information about you for workers’ compensation or similar programs that provide benefits for work-related injuries or illness.
Inmates If you are an inmate of a correctional institution, we may release medical information about you to the correctional institution or law enforcement official.
Special Government Functions We may disclose medical information about you for national security purposes or for intelligence activities.
Fundraising We may contact you for our own fundraising efforts, but you have the right to opt out of receiving these communications.
Your Rights Regarding Medical Information About You
- Right to Inspect and Copy: You have the right to inspect and copy medical information that may be used to make decisions about your care. To inspect and copy medical information, you must submit your request in writing to the Compliance Team at compliance@harborhealth.com. We may charge a reasonable fee for copying, mailing, or other costs associated with your request.
- Right to Amend: If you feel that medical information we have about you is incorrect or incomplete, you may ask us to amend the information. To request an amendment, submit your request in writing to the Compliance Team at compliance@harborhealth.com. We may deny your request under certain circumstances.
- Right to an Accounting of Disclosures: You have the right to request an accounting of disclosures of your Protected Health Information (PHI) that we have made, except for disclosures made for treatment, payment, health care operations, pursuant to your authorization, or as otherwise permitted or required by law. To request this list or accounting of disclosures, you must submit your request in writing to our Privacy Officer at the address listed above. Your request must state a time period, which may not be longer than six (6) years and may not include dates before April 14, 2003. The first list you request within a 12-month period will be provided free of charge; for additional lists within the same 12-month period, we may charge you a reasonable, cost-based fee. We will notify you in advance of the cost and you may choose to withdraw or modify your request at that time.
- Right to Request Restrictions: You have the right to request a restriction or limitation on the PHI we use or disclose about you for treatment, payment, or health care operations, or the PHI we disclose about you to someone who is involved in your care or the payment for your care. We are not required to agree to your requested restriction, except that we must honor a request to restrict disclosure of PHI to a health plan if the disclosure is for payment or health care operations and the PHI pertains solely to a health care item or service for which you (or someone on your behalf, other than the health plan) have paid us in full. To request a restriction, you must submit your request in writing to our Privacy Officer at the address listed above. Your request must state what information you want to restrict, whether you want to limit our use, disclosure, or both, and to whom you want the restriction to apply.
- Right to Request Confidential Communications: You have the right to request that we communicate with you about your PHI by alternative means or at alternative locations (for example, you may request that we only contact you at work or by mail). We will accommodate reasonable requests. To request confidential communications, you must make your request in writing to our Privacy Officer at the address listed above and specify how or where you wish to be contacted.
- Right to a Paper Copy of This Notice: You have the right to receive a paper copy of this Notice at any time, even if you have agreed to receive this Notice electronically. To obtain a paper copy, please contact our Privacy Officer at the address listed above.
- Right to Breach Notification: You have the right to be notified in the event that there is a breach of your unsecured PHI. We will provide notification in accordance with the requirements of the Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) and its implementing regulations.
Changes to this Notice
We reserve the right to change this Notice and the revised Notice will be effective for medical information we already have about you as well as any information we receive in the future. We will post a copy of the current Notice in our facilities and on our website. The Notice will contain the effective date on the first page.
Complaints
If you believe your privacy rights have been violated, you may file a complaint with Harbor Health Enterprise by contacting:
Privacy Officer
Harbor Health Enterprise 3908 Avenue B, Suite 204, Austin, TX 78751 Phone: Toll Free 833-352-8868 Email: compliance@harborhealth.comYou may also file a complaint with the Secretary of the U.S. Department of Health and Human Services. We will not retaliate against you for filing a complaint.
For More Information If you have any questions about this Notice or our privacy practices, please contact our Privacy Officer at the contact information above.
Aviso de prácticas de privacidad
ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO PUEDE USARSE Y DIVULGARSE SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE ACCEDER A ESTA INFORMACIÓN. REVÍSELO DETENIDAMENTE.
Fecha de entrada en vigencia: 1 de febrero de 2026
¿Quiénes cumplirán con este Aviso? En este Aviso, se describen las prácticas de privacidad de las siguientes entidades (colectivamente, “Harbor Health Enterprise”):
- The Harbor Health Medical Group
- Harbor Health Insurance Company
- The Harbor Health Team, Inc.
- Harbor Health Services, Inc.
- Sus afiliados y cualquier proveedor de cuidados médicos o socio comercial relacionado que use o divulgue Información de Salud Protegida (PHI) según este Aviso.
Nuestro compromiso con la información médica
Entendemos que la información médica sobre usted y su salud es personal. Nos comprometemos a proteger su información médica. Este Aviso se aplica a todos los registros de su cuidado médico generados o recibidos por Harbor Health Enterprise, ya sea por el personal de Harbor Health Enterprise o por su médico personal. Sus registros son de nuestra propiedad física; sin embargo, la información que contienen le pertenece a usted. Estamos requeridos por ley a lo siguiente:
- Asegurarnos de que la información médica que le identifica se mantenga privada.
- Proporcionarle este Aviso sobre nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a su información médica.
- Cumplir con los términos del Aviso que está actualmente en vigor.
- Cómo podemos usar y divulgar su información médica.
Las siguientes categorías describen las diferentes formas en que usamos y divulgamos la información médica. Para cada categoría de usos o divulgaciones, explicaremos lo que queremos decir y daremos algunos ejemplos. No se mencionarán todos los usos o divulgaciones de una categoría. Sin embargo, todas las formas en que se nos permite usar y divulgar información entrarán dentro de una de estas categorías.
Para tratamientos Podemos usar su información médica para brindarle tratamiento o servicios de cuidado médico. Podemos divulgar su información médica a médicos, personal de enfermería, técnicos, estudiantes de medicina u otro personal de Harbor Health que participe en su cuidado médico. Por ejemplo, es posible que su médico necesite saber si tiene diabetes para recetarle el medicamento adecuado.
Ciertos registros de trastornos por consumo de sustancias pueden estar sujetos a protecciones federales de confidencialidad adicionales en virtud de la Parte 2 del Título 42 del Código de Regulaciones Federales (CFR), lo que puede limitar nuestra capacidad para usar o divulgar dichos registros para tratamientos, pagos u operaciones de cuidado médico sin su consentimiento por escrito.
Protecciones especiales de privacidad para los registros de trastornos por consumo de sustancias Algunos registros médicos relacionados con el diagnóstico, el tratamiento o la remisión al tratamiento de trastornos por consumo de sustancias pueden estar sujetos a protecciones de confidencialidad federales adicionales en virtud de la Parte 2 del Título 42 del CFR (“Parte 2”). La Parte 2 establece protecciones de privacidad más estrictas que la Ley de Responsabilidad y Transferibilidad de Seguros de Salud (HIPAA) para ciertos registros de trastornos por uso de sustancias. Como resultado, estos registros generalmente no pueden usarse ni divulgarse para tratamientos, pagos u operaciones de cuidado médico, ni para otros fines que la HIPAA podría permitir, a menos que usted dé su consentimiento por escrito o se aplique otra excepción específica de la Parte 2.
La Parte 2 también establece restricciones especiales sobre la divulgación de información para procedimientos legales, fines de cumplimiento de la ley y otras circunstancias. En muchos casos, se requiere su consentimiento por escrito o una orden judicial que cumpla con requisitos federales específicos antes de que se puedan divulgar dichos registros. Si tiene preguntas sobre cómo se aplican estas protecciones especiales a su información, puede comunicarse con nuestro funcionario de privacidad usando la información de contacto que aparece en este Aviso.
Para pagos Podemos usar y divulgar su información médica para que el tratamiento y los servicios que reciba en Harbor Health puedan facturarse y cobrarse a usted, a una compañía de seguros o a un tercero. Por ejemplo, es posible que necesitemos proporcionar a su plan médico información sobre la cirugía a la que se ha sometido para que su plan médico nos pague o le reembolse el costo de la cirugía.
Para operaciones de cuidado médico Podemos usar y divulgar su información médica para operaciones de cuidado médico. Estos usos y divulgaciones son necesarios para el funcionamiento de Harbor Health y para garantizar que todos nuestros pacientes reciban una atención de calidad. Por ejemplo, podemos usar información médica para revisar nuestro tratamiento y nuestros servicios y para evaluar el desempeño de nuestro personal en el cuidado que le brinda.
Recordatorios de citas Podemos usar y divulgar información médica para comunicarnos con usted y recordarle que tiene una cita para recibir tratamiento o cuidado médico en Harbor Health.
Alternativas de tratamiento y beneficios y servicios relacionados con la salud Podemos usar y divulgar información médica para informarle o recomendarle posibles opciones de tratamiento, alternativas o beneficios y servicios relacionados con la salud que puedan ser de su interés.
Investigación En determinadas circunstancias, podemos usar y divulgar información médica sobre usted para fines de investigación. Por ejemplo, un proyecto de investigación puede consistir en comparar la salud y la recuperación de todos los pacientes que recibieron un medicamento con los que recibieron otro para la misma condición.
Según lo requerido por la ley Divulgaremos su información médica cuando así lo requiera la ley federal, estatal o local.
Para evitar una amenaza grave para la salud o la seguridad Podemos usar y divulgar su información médica cuando sea necesario para prevenir una amenaza grave para su salud y seguridad o la salud y seguridad de otra persona o del público.
Socios comerciales Hay algunos servicios que se prestan en nuestra organización a través de contratos con socios comerciales. Los ejemplos incluyen determinados servicios de facturación, transcripción y consultoría. Cuando se contratan estos servicios, podemos divulgar su información de salud a nuestro socio comercial para que pueda realizar el trabajo que le hemos solicitado. Sin embargo, para proteger su información de salud, exigimos al socio comercial que la proteja adecuadamente.
Riesgos para la salud pública Podemos divulgar su información médica para actividades de salud pública, como prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades; denunciar abusos, negligencias o violencia doméstica; o informar a la Administración de Alimentos y Medicamentos sobre problemas con productos regulados por la FDA.
Actividades de supervisión de la salud Podemos divulgar información médica a una agencia para la supervisión de la salud para actividades autorizadas por la ley, como auditorías, investigaciones, inspecciones y acreditaciones.
Procedimientos legales Podemos divulgar información médica sobre usted en respuesta a órdenes judiciales o administrativas, citaciones, solicitudes de descubrimiento de pruebas u otros procesos establecidos por ley. Ciertos registros de trastornos por consumo de sustancias pueden estar sujetos a protecciones federales de confidencialidad adicionales en virtud de la Parte 2 del Título 42 del CFR. La divulgación de dichos registros para procedimientos legales puede requerir su consentimiento por escrito o una orden judicial que cumpla con requisitos federales específicos.
Cumplimiento de la ley Podemos divulgar información médica si un funcionario de cumplimiento de la ley nos lo solicita para determinados fines relacionados al cumplimiento de la ley. Ciertos registros de trastornos por consumo de sustancias están sujetos a protecciones federales de confidencialidad adicionales en virtud de la Parte 2 del Título 42 del CFR y, por lo general, no pueden divulgarse para fines de cumplimiento de la ley sin su consentimiento por escrito u otra base de divulgación permitida por la Parte 2.
Médicos forenses, peritos y directores funerarios Podemos divulgar información médica a un médico forense o perito para identificar a una persona fallecida o determinar la causa de su muerte. También podemos divulgar información médica a directores funerarios cuando sea necesario para el desempeño de sus funciones.
Donación de órganos o tejidos Podemos divulgar información médica a organizaciones que se encargan de la obtención de órganos o del trasplante de órganos, ojos o tejidos, o a un banco de donación de órganos, según sea necesario para facilitar la donación y el trasplante de órganos o tejidos.
Militares y veteranos Si usted es miembro de las fuerzas armadas, podemos divulgar información médica sobre usted según lo requerido por las autoridades del comando militar.
Compensación para trabajadores Podemos divulgar información médica sobre usted para compensación para trabajadores o programas similares que brindan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.
Reclusos Si usted es recluso de una institución correccional, podemos divulgar su información médica a la institución correccional o a un funcionario de cumplimiento de la ley.
Funciones gubernamentales especiales Podemos divulgar su información médica por motivos de seguridad nacional o para actividades de inteligencia.
Recaudación de fondos Es posible que nos comuniquemos con usted para nuestras propias iniciativas de recaudación de fondos, pero usted tiene derecho a optar por no recibir estas comunicaciones.
Sus derechos con respecto a su información médica
- Derecho a inspeccionar y copiar: usted tiene derecho a inspeccionar y copiar la información médica que pueda usarse para tomar decisiones sobre su cuidado médico. Para inspeccionar y copiar la información médica, debe enviar su solicitud por escrito al Equipo de cumplimiento a compliance@harborhealth.com. Podemos cobrar un cargo razonable por copiar, enviar por correo u otros costos asociados con su solicitud.
- Derecho a enmendar: si considera que la información médica que tenemos sobre usted es incorrecta o incompleta, puede solicitarnos que la enmendemos. Para solicitar una enmienda, envíe su solicitud por escrito al Equipo de cumplimiento a compliance@harborhealth.com. Podemos denegar su solicitud en determinadas circunstancias.
- Derecho a un informe de divulgaciones: usted tiene derecho a solicitar un informe de las divulgaciones de su Información de Salud Protegida (PHI) que hayamos realizado, excepto las divulgaciones realizadas para tratamientos, pagos, operaciones de cuidado médico, conforme a su autorización o según lo permitido o requerido por ley. Para solicitar esta lista o informe de divulgaciones, debe enviar su solicitud por escrito a nuestro funcionario de privacidad a la dirección indicada anteriormente. Su solicitud debe indicar un periodo de tiempo, que no puede ser superior a seis (6) años y no puede incluir fechas anteriores al 14 de abril de 2003. La primera lista que solicite en un periodo de 12 meses se le proporcionará de forma gratuita; por las listas adicionales dentro del mismo período de 12 meses, podemos cobrarle un cargo razonable basado en los costos. Le notificaremos el costo por adelantado y usted podrá elegir si retira o modifica la solicitud.
- Derecho a solicitar restricciones: usted tiene derecho a solicitar una restricción o limitación en la PHI que usamos o divulgamos sobre usted para tratamientos, pagos u operaciones de cuidado médico, o la PHI que divulgamos sobre usted a alguien que participa en su cuidado médico o en el pago de su cuidado. No estamos obligados a aceptar la restricción que solicite, salvo que debamos aceptar una solicitud de restricción de la divulgación de la PHI a un plan médico si la divulgación es para el pago o las operaciones de cuidado médico y la PHI se refiere únicamente a un artículo o servicio de cuidado médico por el que usted (o alguien en su nombre, que no sea el plan médico) nos haya pagado en su totalidad. Para solicitar una restricción, debe enviar su solicitud por escrito a nuestro funcionario de privacidad a la dirección indicada anteriormente. Su solicitud debe indicar qué información desea restringir, si desea limitar nuestro uso, divulgación o ambos, y a quién desea que se aplique la restricción.
- Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales: usted tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted sobre su PHI por medios alternativos o en lugares alternativos (por ejemplo, puede solicitar que solo nos comuniquemos con usted en el trabajo o por correo). Cumpliremos con las solicitudes razonables. Para solicitar comunicaciones confidenciales, debe enviar su solicitud por escrito a nuestro funcionario de privacidad a la dirección indicada anteriormente y especificar cómo o dónde desea que nos comuniquemos con usted.
- Derecho a una copia impresa de este Aviso: usted tiene derecho a recibir una copia impresa de este Aviso en cualquier momento, incluso si ha aceptado recibirlo por vía electrónica. Para obtener una copia impresa, póngase encontacto con nuestro funcionario de privacidad en la dirección indicada anteriormente.
- Derecho a recibir notificación en caso de violación: usted tiene derecho a que se le notifique en caso de que haya una violación de la seguridad de su PHI. Le proporcionaremos la notificación de conformidad con los requisitos de la Ley de Responsabilidad y Transferibilidad de Seguros de Salud (HIPAA) y sus reglamentaciones de implementación.
Cambios en este Aviso Nos reservamos el derecho de cambiar este Aviso, y el Aviso revisado será válido tanto para la información médica que ya tenemos sobre usted como para cualquier información que recibamos en el futuro. Publicaremos una copia del Aviso actual en nuestras instalaciones y en nuestro sitio web. El Aviso incluirá la fecha de entrada en vigencia en la primera página.
Quejas
Si cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja ante Harbor Health Enterprise poniéndose en contacto a través de las siguientes vías:
Privacy Officer Harbor Health Enterprise 3908 Avenue B, Suite 204, Austin, TX 78751 Teléfono: número gratuito 833-352-8868 Correo electrónico: compliance@harborhealth.com
También puede presentar una queja ante la Secretaría del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU. No tomaremos represalias contra usted por presentar una queja.
Para obtener más información Si tiene alguna pregunta sobre este Aviso o nuestras prácticas de privacidad, comuníquese con nuestro funcionario de privacidad a la información de contacto que aparece arriba.